Organizacja wyjazdu dla dużej grupy

Organizacja wyjazdu integracyjnego typu outdoor dla dużej grupy to skomplikowane przedsięwzięcie. Jak przygotować udany team building dla całej firmy?

Wyjazd integracyjny dla 20 osób i wyjazd integracyjny dla 120 osób mają się jak krzesło do krzesła elektrycznego. Inne powinny być cele imprezy, inny program i organizacja zajęć, w inny sposób będzie dobierany hotel. A wybór firmy organizującej team building musi być o wiele bardziej staranny. Bo jeśli się nie uda, wpadkę zapamięta nie kilkunastu pracowników, ale cała firma – pracownicy i zarząd.

Cele

Szkolenia outdoor dla dużych grup organizuje się z innych przyczyn, niż wyjazdy integracyjne dla kilkunastoosobowych zespołów.  W małej grupie często chodzi o to, by wzmocnić więzi w zespole, zdefiniować role zespołowe, nauczyć się współpracować z określonymi ludźmi.

Ale na wyjeździe dla 100 czy 500 osób to niemożliwe – trudno mówić o wzmocnieniu więzi międzyludzkich między tyloma osobami. Trudno mówić o definiowaniu ról zespołowych, gdy razem w zajęciach uczestniczy 10 osobnych zespołów.

Outdoor dla dużej grupy najczęściej ma następujące cele:

1. Poprawa współpracy pomiędzy zespołami w firmie. Jeśli na co dzień handlowcy są skłóceni z księgowymi – tu możemy ich zebrać w jednej grupie i dać zadanie wymagające współpracy. By je wykonać, będą musieli przełamać wzajemne uprzedzenia.
2. Poprawa komunikacji między działami. Dzieląc uczestników na podgrupy, przemieszamy ich pomiędzy działami. Finansista będzie więc w jedne podgrupie z marketingowcem i kadrowcem. Każdy z nich pozna osoby z innych działów. A wiadomo, że im lepiej będą się znali ludzie z rożnych zespołów, tym lepsza będzie między tymi zespołami komunikacja.
3. Poziom energii i motywacji w całej firmie. Wyjazdy outdoor znakomicie podnoszą morale załogi: ludzie mają szanse zaobserwować, że potrafią sobie poradzić z wyzwaniami, że pracują z ciekawymi współpracownikami, że firma dba o swoich ludzi i inwestuje w nich.
4. Wewnętrzna promocja kultury organizacyjnej, misji i wizji firmy. Często, poprzez odpowiedni scenariusz zajęć i dobór ćwiczeń, zarząd stara się pokazać, jakie zachowania premiuje (np. kreatywne podejście do zadań). Albo jednoczy załogę wokół wspólnej misji (która w postaci mądrze zbudowanej analogii i przenośni przedstawiona jest w zadaniu outdoor).
5. Integracja wokół zmian. Np. podbudowanie morale ludzi przed zaprezentowaniem im trudnej zmiany, albo integracja i podniesienie poziomu energii załogi po przejściu firmy przez trudny okres.
6. Integracja po fuzji i przejęciu. Np. integracja dwóch zespołów handlowych, które – choć wcześniej ostro konkurowały – teraz muszą wyzbyć się uprzedzeń i płynnie współpracować.

Program zajęć

Skoro inne cele, to i program musi być odmienny. Po pierwsze, mało prawdopodobne by przy 120 osobach udało się głęboko wniknąć np. w fundamenty kultury organizacyjnej czy psychiki konkretnych osób. Nie będzie tu czasu na głębokie, wielogodzinne dyskusje w małych grupach. Oczywiście można by to zrobić, jeśli uczestników podzielimy na wiele małych podgrup, które cały czas pracują niezależnie od siebie, z tym samym trenerem. Ale wtedy nie będzie to integracja całej firmy, a kilka równoległych integracji w podgrupach. Jeśli zakładamy, że program ma integrować na poziomie całej organizacji, to będzie on nastawiony bardziej na inspirację, motywowanie, przełamywanie barier i promocję określonych zachowań, niż na głębokie zmiany postaw i wartości.

Druga różnica: dobór ćwiczeń. Tego tematu rozwijać nie będziemy – bo to problem bardziej firmy szkoleniowej niż działu personalnego, który szkolenie zamawia. Warto jednak pamiętać, iż to, co możliwe w grupie 20 osób, nie zawsze jest wykonalne przy 100 osobach. Np. w małej jaskini, w której kiedyś prowadzono ćwiczenia z komunikacji dla 20 osób, nie zmieści się 100 ludzi.

I wreszcie trzecia różnica: organizacja zajęć: kolejność ćwiczeń i czas ich trwania. Koordynacja czasowa w dużej grupie jest dużo trudniejsza niż w małej. Wymaga ogromnego doświadczenia i niezwykłej precyzji.

PRZYKŁAD 1

Wyobraźmy sobie, że szkolenie prowadzone jest metodą rotacyjną. Uczestników podzielono na dziesięć zespołów, które rotują pomiędzy dziesięcioma stanowiskami. Na każdym stanowisku uczestnicy wykonują zadanie, po czym przechodzą do kolejnego stanowiska. Wszystkie zadania wyliczono na 45 minut. Ale nagle okazuje się, że jedno z zadań trwa nie 45 a 50 minut. Przez te 5 minut jedna grupa jeszcze nie skończyła, a kolejna już czeka. W niektórych scenariuszach oznacza to, że czekają wszystkie, czyli pojawia się negatywny efekt domina. Do tego przy każdej rudzie tracimy 5 minut. Po dziewiątej rundzie sumuje się to do 45 minut. Oznacza to, że niektórym drużynom „wypadnie” z harmonogramu jedna sesja. Jeśli było to atrakcyjne ćwiczenie, pozostanie niezadowolenie, że „oni to mieli a my nie”.

PRZYKŁAD 2

Wyobraźmy sobie, że jednym z ćwiczeń jest przejście uczestników przez most linowy. Trenerzy przewidują, że wykonanie zadania zajmie statystycznej osobie 5 minut. Tymczasem w rzeczywistości zajmuje 7. Błąd w obliczeniach wynosi tylko 2 minuty. Ale po przejściu 20 osób robi się z tego 40 minut spóźnienia. Ustawa się 40-minutowa kolejka. Kolejkowicze czekają, nudzą się, albo denerwują. Po przejściu 60 osób kolejka robi się 120minutowa (dwie godziny!). Część uczestników już wie, że zabraknie czasu i ominie ich to ćwiczenie – są więc niezadowoleni. A wszystko przez banalne dwie minuty. Na szkoleniu dla kilkunastoosobowej grupy nie miałyby one znaczenia. Ale outdoor dla 100 osób rządzi się innymi prawami.

Te przykłady nie śa odosobnione ani nierealne. Pół biedy, jeśli efektem takich pomyłek w planowaniu jest wpadka organizacyjna. Ale w outdoorze ważne jest także zapewnienie uczestnikom bezpieczeństwa zajęć terenowych. A tu także na organizatorów „dużych” szkoleń integracyjnych czyha sporo niespodzianek. To przede wszystkim dlatego tak ważne jest  by – wybierając firmę szkoleniową  - zwracać uwagę na jej doświadczenia w prowadzeniu ćwiczeń outdoor dla dużych grup.

Dobór trenerów

Zajęcia dla dużych grup prowadzone są zwykle w systemie: wspólne rozpoczęcie, potem podział na podgrupy (które w trakcie zajęć są mieszane i przetasowywane), wreszcie wspólne zakończenie.  Z racji podziału na podgrupy, szkolenie prowadzi od kilku do kilkunastu trenerów (zwykle jeden na 10-20 uczestników). Dobierając trenerów, zwykle zwracamy uwagę na ich doświadczenie biznesowe i szkoleniowe (w tym outdoorowe), osobowość, wiedzę i kontakt z grupą. To wszystko ważne jest także w dużych imprezach outdoor. Ale, dodatkowo, dochodzą jeszcze dwa czynniki:

1.        Zgranie trenerów. Powinien być to zespół, który często i na co dzień współpracuje ze sobą, rozumie się w pół słowa i w sytuacjach problemowych (np. załamanie pogody) błyskawicznie reaguje, bez potrzeby długiego konsultowania się ze sobą. Najlepiej byłoby, gdyby był to stały zespół trenerski danej firmy. Grupa trenerska powołana tylko na potrzebę naszego outdooru  - złożona np. z zewnętrznych trenerów „wolnych strzelców” - będzie miała wszystkie wady pospolitego ruszenia.

2.        Charyzma głównego prowadzącego. Jeden lub dwóch trenerów będzie prowadzić te fragmenty szkolenia, podczas których wszyscy uczestnicy zbierają się razem. Będą to zwykle najważniejsze fragmenty: rozpoczęcie (zbudowanie pierwszego wrażenia, zainspirowanie grupy do pracy, dodanie energii osobom mniej zmotywowanym) i zakończenie (podsumowanie, zbudowanie ostatniego wrażenia, które zapamiętają uczestnicy). Dlatego ważne jest, by główny prowadzący był osobą dynamiczną i z charyzmą. Trener, którego główną zaletą jest refleksja, wyciszenie i spokój, nie doda energii stuosobowej grupie. Nie będzie słuchany. Co więcej – często nie będzie nawet słyszany. 

Wyposażenie i sprzęt

Jakość szkolenia zależy przede wszystkim od trenerów. W przypadku outdooru niemal tak samo ważny jest jednak sprzęt do ćwiczeń terenowych. Szczególnie istotny jest on przy organizacji dużych wyjazdów, bo tu drobna awaria techniczna efektem domina odbija się na całości programu.

Uzgadniając z firmą szkoleniową warunki współpracy, najlepiej upewnić się, że:

1. sprzęt do ćwiczeń był już testowany (najlepiej, jeśli firma może to udokumentować zdjęciami z poprzednich szkoleń)
2. istnieje możliwość stosowania sprzętu w miejscu, do którego jedziemy. Np. trudno planować jazdę samochodami terenowymi po parku narodowym.
3. firma ma ilość sprzętu odpowiednią do wielkości grupy (w tym trochę zapasowego). Jeśli na co dzień prowadzi zajęcia tylko w małych grupach, może mieć z tym problem, a braki sprzętowe „łatać” prowizorkami. To zwykle skutkuje obniżonym poziomem bezpieczeństwa albo wpadkami organizacyjnymi.
4. istnieje alternatywa na wypadek załamania pogody: albo firma ma drugi komplet sprzętu możliwy do rozstawienia w sali (inny zestaw atrakcyjnych ćwiczeń), albo może w ciągu pół godziny przenieść wszystko z pleneru do sali. 

Hotel i teren

W Training Partners stworzyliśmy, na nasz wewnętrzny użytek, specjalną bazę polskich hoteli. Wszystkie są opisane według kilkunastu kryteriów, ważnych z punktu widzenia różnych typów szkoleń. Z naszej analizy wynika, że w sumie tylko kilka procent hoteli nadaje się do organizacji wyjazdów outdoor dla grup ponadstuosobowych. Naszym zdaniem tylko kilkadziesiąt obiektów w satysfakcjonującym stopniu spełnia większość z poniższych kryteriów:

1. Dysponuje stosowną liczbą miejsc (warunek konieczny)
2. Dysponuje wystarczająco sprawną kuchnią, by podać w jednej chwili obiad dla 100 lub więcej osób (tak, by ci ostatni nie musieli czekać)  
3. Ma odpowiednie sale konferencyjne – jako alternatywę dla złej pogody.  Chodzi tu o sale pozwalające prowadzić zajęcia w podgrupach dla 100 lub więcej osób. Do tego jedna z sal powinna równocześnie pełnić funkcję plenarną – czyli mieścić całą grupę.
4. Teren wokół ośrodka jest na tyle obszerny, by można zorganizować zajęcia terenowe dla 6-8 podgrup, które nie będą sobie wzajemnie przeszkadzać. Oczywiście często wymogi stawiane terenowi są wyższe: potrzebne są drzewa do zajęć linowych, staw lub rzeka do wodowania tratw, albo las, po którym można jeździć samochodami terenowymi.   

Jak widać, praca nad przygotowaniem dużego wyjazdu outdoor jest trudna i czasochłonna. Często wymaga nawet dwóch, trzech miesięcy pracy. Ale warto się postarać, bo taki wyjazd będzie długo wspominany przez całą załogę. To od nas zależy, czy uczestnicy zapamiętają go jako sukces, czy porażkę.