Wyprawy integracyjne

Jak, krok po kroku, przygotować wyjazd incentive w swojej firmie? Jak wypromować tą koncepcję wśród załogi? Ile będzie kosztować podróż? Te informacje są niezbędne, zanim poprosimy o ofertę firmy organizujące podróże.

Organizacja programu podróży incentive składa się – z perspektywy przedstawiciela działu personalnego – z sześciu etapów:

1. Wyznaczenie celów i dobór uczestników
2. Ustalenie budżetu
3. Wybór organizatora
4. Ustalenie miejsca wyjazdu i programu
5. Poinformowanie potencjalnych uczestników wyjazdu
6. Podróż

Wyznaczenie celów i dobór uczestników

Cele te można podzielić na trzy podstawowe rodzaje. Po pierwsze – podróże motywacyjne. Wyprawa jest nagrodą dla najlepszych pracowników - wyjechać może osoba, która spełni określone cele, np. zdobędzie wyznaczoną liczbę klientów. Drugim celem może być edukacja – szkolenie określonych umiejętności lub kształtowanie pożądanych postaw. Trzecim celem jest budowanie i integracja zespołów. Szczegółowo wszystkie cele podróży opisałem w poprzednim artykule.

W zależności od celu wyjazdu, inaczej dobieramy uczestników. Stosunkowo proste jest to w przypadku wyjazdów edukacyjnych. Na podroż mogą liczyć osoby, w których edukację warto inwestować tak duże pieniądze – a więc kluczowi pracownicy. Tacy, u których szkolenie może przynieść realne korzyści. Nie ma sensu wysyłać na wyprawę kształtującą cechy przywódcze osoby, która już prezentuje znakomitą postawę lidera, itp.

W przypadku wyjazdu integracyjnego sprawa jest również nieskomplikowana – jedzie zespół, który ma się zintegrować. Tu nie warto wysyłać – dla oszczędności – tylko części zespołu. Wtedy zamiast integrować, stworzymy w zespole podział na lepszych – tych co jadą – i gorszych. Dodatkowo, zintegruje się tylko ta część, która pojedzie – tworząc swoistą klikę w ramach zespołu. Lepiej wyjazd bliższy, tańszy (świetny incentive zorganizujemy np. na Słowenii) ale dla wszystkich.

Najtrudniej zorganizować procedurę selekcji uczestników w przypadku podróży motywacyjnych. Najtrudniej – bo prosty dobór osób, których szefowie oceniają jako „zasługujących na wyjazd” ma wszystkie wady uznaniowości i tendencyjności. By uniknąć oskarżeń typu „pojechał, bo jest siostrzeńcem szefa” trzeba wyznaczyć precyzyjne kryteria.

Dobór uczestników na wyjazd motywacyjny to tak naprawdę ustalenie kryteriów wyjazdu. Pierwszym z nich jest kryterium ograniczające liczbę osób, która może się starać o podróż. Np. można uznać, że prawo mają tylko handlowcy, albo tylko osoby o min. 5-letnim stażu w firmie pracujący na stanowiskach „od starszego specjalisty w górę”. Chodzi o to, by nie doprowadzić do sytuacji, gdy stażysta zrealizuje swoje cele w 150% i zażąda wyjazdu.

Gdy określiliśmy grupy potencjalnych uczestników, pora na ustalenie kryteriów otrzymania nagrody. Kryteria te powinny być:

1. mierzalne – tak, by można było precyzyjnie określić, czy ktoś zasługuje na nagrodę
2. zgodne z celami firmy -  by premiować to, co sprzyja realizacji strategii przedsiębiorstwa
3. na tyle pełne i dobrze określone, by nie prowokowały do „obchodzenia prawa”. Klasyczny przykład: nagradzamy handlowców za ilość podpisanych umów, więc walczą o ilość kontraktów, a nie o ich wartość. Chętniej podpiszą 100 umów na 100zł niż jedną na milion zł. Lepiej więc ustalić: kryterium jest ilość podpisanych umów, ale liczą się tylko umowy o wartości większej niż 1000zł. Albo: tylko umowy z klientami, którzy w skali roku kupili więcej niż 10.000zł.
4. wartościowe – nagradzamy tylko za to, co przyniosło bardzo duże firmie korzyści, np. obniżenie kosztów o milion złotych a nie o tysiąc złotych

Możemy podejść do ustalenia kryteriów na zasadzie sztywnych mierników (np. każdy kto sprzeda za milion złotych wyjeżdża), albo tworząc ranking (jedzie trzech najlepszych). Pierwsze podejście stosowane jest wtedy, gdy istnieje ryzyko niezdrowej rywalizacji (patrz przykład powyżej). Ale także w przypadku, gdy trudno porównywać uczestników (np. menedżerów z różnych działów) i każdy ma inaczej ustawione kryteria. Drugi sposób dotyczy zwykle stanowisk handlowych.

Ustalenie budżetu

Przeciętny koszt wyprawy to 1750 USD na osobę – wynika z badań przeprowadzonych przez amerykański magazyn Incentive Travel. Wbrew pozorom, wydatki dla Polaków będą nie niższe, lecz wyższe. Amerykanie mogą bowiem wysłać pracownika na wyprawę znacznie niższym kosztem. Głównym wydatkiem jest wszak podróż samolotem. A Amerykanie nie dość że mają znacznie tańsze niż w Europie linie lotnicze, to jeszcze mogą lecieć bliżej (niezależnie od tego, czy szukają pustyni, dżungli, wysokich gór czy lodowców – nie muszą ruszać się poza kontynent). 

Cena wyprawy zależy przede wszystkim od lokalizacji, terminu (wakacje są często najdroższe), klasy hotelu i planowanych atrakcji dodatkowych.

Poniżej przygotowałem dwa przykładowe kosztorysy wypraw incentive.

Tygodniowy wyjazd narciarski w Aply, 50% czasu stanowi jazda na nartach, 50% czasu - szkolenie.

Koszty dla jednej osoby przy grupie 10-15 osób.

1. Bilet lotniczy - 200 - 400 USD, ew. koszty benzyny (średnio 80 USD / osoba)

2. Hotele, wyżywienie, karnet narciarski - 300 - 500 USD na osobę (przy założeniu pensjonatów średniej klasy, dwuosobowe pokoje z łazienką, więcej gdy chcemy mieszkać w luksusowych ośrodkach)

3. Ubezpieczenie – 30-200zł na osobę

4. Honorarium firmy organizującej wyjazd - 200 - 300 USD na osobę

Dwutygodniowy wyjazd zagraniczny

Koszty dla jednej osoby przy grupie 10-15 osób:

1. Bilet lotniczy - 800-2000 USD (poza Europą), 200-500 USD (Europa), trzeba doliczyć przelot dwóch trenerów na grupę

2. Hotele, wyżywienie, lokalny transport - 500 - 900 USD (przy założeniu hoteli średniej klasy, dwuosobowe pokoje z łazienką)

3. Ubezpieczenie – 60-300zł

4. Atrakcje dodatkowe – jeepy, safari itp. – zależnie od programu od 50 do 500 USD na osobę

5. Honorarium firmy organizującej wyjazd (w tym sprzęt) - 200-400 USD na osobę

Wybór organizatora

Wyjazdy incentive organizuje część  biur podróży i firm szkoleniowych. Biura podróży zwykle oferują wyjazdy rekreacyjne – czyli te, które mogą być formą nagrody dla najlepszych pracowników. W ich ofercie zwykle znajdziemy wyjazdy do znanych kurortów i luksusowych hoteli, wraz z atrakcjami: podróż statkiem po Nilu, albo lot balonem nad pustynią. Grupę prowadzi pilot lub przewodnik turystyczny.

Firmy szkoleniowe częściej proponują programy integracyjne, albo kształtujące umiejętności i postawy. Oferują zajęcia outdoor z mniejszą lub większą dawką adrenaliny. Programy wypraw projektowane są zwykle z myślą o pracy zespołowej i prowadzone przez trenerów, a nie tylko przewodników. Firmy szkoleniowe częściej też budują program pod konkretnego klienta. I jeżdżą także w mniej znane rejony, w których jest niewielu turystów, a cywilizacja nie dotarła na tak masową skalę. Oczywiście oznacza to, że trudniej tam o luksusowe kurorty, a łatwiej o przygody z nutką adrenaliny.    

Wybór organizatora zależy więc od tego, na jakim programie nam zależy. Ale zawsze należałoby sprawdzić:

1. Czy organizator wyprawy i trener (lub przewodnik) mają min. kilkuletnie doświadczenie w prowadzeniu incentive, najlepiej w rejonie świata, do którego jedziemy (najlepiej udokumentowane fotografiami z wypraw)?
2. Czy organizator przedstawił wiarygodny i kompletny kalendarz przygotowań do wyjazdu (patrz tabela „kalendarz organizacji wyjazdu”) – co pokazuje, ze o niczym nie zapomni. Czy uwzględnił w nim kilka alternatyw – planów awaryjnych dla zajęć outdoor i podróżniczych – na wypadek np. trudności pogodowych?
3. Czy główny prowadzący to silna i pozytywna osobowość, która zapanuje nad grupą?
4. Czy firma organizująca wyjazd spełnia wymogi polskiego Kodeksu Outdooru (można go znaleźć na www.outdoor.edu.pl) – dotyczy to wyjazdów, które mają program zajęć integracyjnych, edukacyjnych lub angażują ćwiczenia outdoor

Pamiętajmy, że można zlecić część logistyczną w biurze podróży, a część merytoryczno – integracyjną firmie szkoleniowej.

Ustalenie miejsca wyjazdu i programu

Organizując wyprawę integracyjną lub motywacyjną, zwykle staramy się dobrać miejsce, które będzie spełniało 4 kryteria:

1. Będzie wystarczająco atrakcyjne dla uczestników. Np. nie wysyłajmy na Slowenię osób, które już zwiedziły całą Europę.

2. Zmieści się w budżecie.

3. Będzie dostępne w okresie, który nam odpowiada. Np. zimą nie pojedziemy na Mont Blanc z powodów bezpieczeństwa, a latem w Maroku może być zbyt gorąco. W niektórych rejonach świata pewne miesiące wyklucza też pora deszczowa.

4. Będzie odpowiadało preferencjom, możliwościom zdrowotnym i kondycyjnym uczestników.

Najczęstsze lokalizacje to: Alaska, Alpy, Australia i Nowa Zelandia, Bahama, Bali, Borneo, Egipt, Gwatemala, Indie, Islandia, Kanada, Karaiby, Kenia, Maroko, Mauritius, Meksyk, Norwegia, Peru, Portugalia, RPA, Senegal, Sri Lanka, Szkocja, Tajlandia, Tunezja, Tybet, USA, Wenezuela.

Tworzeniem programu i możliwymi opcjami, jakie do wyboru ma menedżer personalny, zajmiemy się w kolejnym tekście.

Poinformowanie uczestników

Kiedy podróż jest już zaplanowana – nie można zapomnieć o informacji do potencjalnych uczestników. Szczególnie ważne jest to w dwóch przypadkach:

1. Podróże motywacyjne. Jeśli podroż ma być nagrodą, ludzie muszą wiedzieć dokładnie, że mogą się o nią starać. Muszą też wiedzieć, jakie kryteria trzeba spełnić by wjechać – innymi słowy, za co nagradzać ich chce pracodawca (podstawy aspekt motywowania).
2. Wyprawy ekstremalne. Uczestnicy muszą mieć czas na badania lekarskie, zakupy sprzętu (to pod okiem fachowca z firmy organizującej wyjazd), ew. ćwiczenia kondycyjne.

W przypadku innych wypraw warto też informować dużo wcześniej. To zwykle duża atrakcja dla pracowników. Informacja, że pojadą, powoduje więc wzrost motywacji i sympatii dla pracodawcy.